Quy trình mua sắm, sửa chữa tài sản, trang thiết bị
 QUY TRÌNH

Mua sắm, sửa chữa tài sản, trang thiết bị

(Ban hành theo quyết định số 3385/QĐ-ĐHKT-TCKT, ngày 29 tháng 12 năm 2011 của Hiệu trưởng trường Đại Học Kinh tế TP.HCM)

 I. MỤC ĐÍCH

- Đảm bảo việc mua sắm, sửa chữa tài sản xuất phát từ nhu cầu thực tế, đáp ứng kịp thời, phục vụ hiệu quả các hoạt động của nhà trường.

- Việc mua sắm, sửa chữa tài sản được thực hiện đúng quy định của Nhà nước, quy trình của nhà trường và đạt được tính hiệu quả trên các phương diện: giá cả, chất lượng và công năng.

 II. YÊU CẦU

- Cần phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các đơn vị sử dụng tài sản, phòng Quản trị - Thiết bị (P.QTTB), phòng Công nghệ thông tin (P.CNTT) và phòng Tài chính – Kế toán (P.TCKT).

- Lập kế hoạch sử dụng tài sản hợp lý nhằm hạn chế tối đa việc mua sắm, sửa chữa phát sinh ngoài kế hoạch.

 

III. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

3.1 Đối với mua sắm, sửa chữa tài sản từ 5 triệu đồng trở lên:

 

Bước

Nội dung thực hiện

Chứng từ, hồ sơ

Đơn vị liên quan

Thời gian thực hiện

1. Đề nghị mua sắm, sửa chữa tài sản

a.

Hàng năm, theo tiến độ lập dự toán của trường, các đơn vị sử dụng tài sản lập nhu cầu sửa chữa, mua sắm tài sản phục vụ công tác năm sau và gửi cho P.QTTB.

Phiếu yêu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản.

- Đơn vị có nhu cầu tài sản lập hồ sơ;

- P.QTTB tiếp nhận nhu cầu.

Tháng 11 hàng năm.

b.

Hàng quý trong năm, khi có nhu cầu phát sinh ngoài kế hoạch năm (bổ sung), các đơn vị gửi nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản cho P.QTTB.

Phiếu yêu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản

- Đơn vị có nhu cầu tài sản lập hồ sơ;

- P.QTTB tiếp nhận nhu cầu.

Hàng quý.

c.

Trường hợp các đơn vị có nhu cầu phát sinh đột xuất, cấp bách, P.QTTB tiếp nhận yêu cầu của đơn vị.

Phiếu yêu cầu mua sắm, sửa chữa Tài sản.

- Đơn vị nhu cầu tài sản lập hồ sơ;

- P.QTTB tiếp nhận

Khi phát sinh nhu cầu cấp bách.

2. Thẩm định nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản

a.

Hàng năm, khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản năm sau từ các đơn vị, P.QTTB tiến hành tổng hợp, cùng với P.CNTT (nếu có các thiết bị tin học) thẩm định tình trạng của tài sản, rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách mua sắm, sửa chữa tài sản năm sau.

Dự toán mua sắm, sửa chữa tài sản.

- P.CNTT thẩm định yêu cầu liên quan đến các thiết bị tin học;

- P.QTTB tổng hợp lập dự toán.

Theo thời hạn lập dự toán năm.

b.

Đối với nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản bổ sung của quý, P.QTTB tiến hành tổng hợp, cùng với P.CNTT (nếu có các thiết bị tin học) thẩm định yêu cầu, tình trạng của tài sản, rà soát lại thời gian sử dụng, chuẩn bị tài liệu trình cho hội đồng mua sắm, sửa chữa tài sản của quý.

Tổng hợp nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản quý.

- P.CNTT thẩm định yêu cầu liên quan đến các thiết bị tin học;

- P.QTTB tổng hợp lập dự toán.

 

Trong quý.

c.

Trường hợp các đơn vị có nhu cầu phát sinh đột xuất, cấp bách, P.QTTB tiếp nhận, cùng với P.CNTT (nếu có các thiết bị tin học) thẩm định yêu cầu, lập dự toán và hình thức mua hàng, chuyển cho P.TCKT để kiểm soát dự toán và phương án thanh toán, sau đó trình BGH phê duyệt .

- Tờ trình gửi BGH;

- Dự toán và phương thức mua sắm, sửa chữa đột xuất.

- P.CNTT thẩm định yêu cầu liên quan đến các thiết bị tin học;

- P.QTTB tổng hợp lập dự toán.

- P.TCKT kiểm tra dự toán và trình BGH duyệt.

Thời gian thực hiện 2 ngày.

3. Lập kế hoạch, dự toán mua sắm, sửa chữa tài sản

a.

Đối với kế hoạch năm, căn cứ vào dự toán ngân sách đã được duyệt, P.QTTB lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa của năm,  trong đó có đề xuất hình thức mua hàng (đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh) và trình hội đồng lập dự toán năm thông qua từ đầu năm.

Kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản năm

- P.QTTB lập kế hoạch;

- Hội đồng dự toán năm duyệt ngân sách.

Trong vòng 1 tháng sau khi có dự toán ngân sách năm

b.

Đối với nhu cầu phát sinh bổ sung của quý, P.QTTB tổng hợp,  lập kế hoạch và dự toán mua sắm, sửa chữa tài sản quý trình hội đồng mua sắm, sửa chữa tài sản quý xem xét, quyết định hình thức mua hàng (đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh).

Kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản bổ sung của quý.

- P.QTTB lập kế hoạch;

- Hội đồng mua sắm, sửa chữa tài sản duyệt.

Chấm nhất là cuối quý có phát sinh yêu cầu.

4. Thực hiện đặt hàng mua sắm, sửa chữa tài sản

 

- Căn cứ vào kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản đã được duyệt, P.QTTB tiến hành lập thông báo đặt hàng, thông báo mời thầu gửi đến các nhà cung cấp theo các yêu cầu kỹ thuật và hình thức mua hàng đã được duyệt (đấu thầu, chào hàng cạnh tranh);

- Đồng thời, P.QTTB gửi thông báo đặt hàng hoặc thông báo mời thầu đến đơn vị sử dụng tài sản và P.TCKT để chủ động khảo sát giá và mời đặt hàng thêm nhà cung cấp để kiểm soát giá.

Thông báo đặt hàng, thông báo mời thầu (Mẫu đính kèm).

- P.QTTB lập thông báo đặt hàng, mời thầu;

- P.TCKT, đơn vị sử dụng tài sản khảo sát giá, đặt hàng thêm nhà cung cấp.

- Từ 3 đến 5 ngày (đối với chào hàng cạnh tranh);

- Theo quy định đấu thầu (đối với hình thức đấu thầu).

5. Nhận báo giá, hồ sơ dự thầu và xét chọn nhà cung cấp

 

- P.QTTB tiếp nhận các báo giá và hồ sơ dự thầu trực tiếp từ nhà cung cấp hoặc từ các nhà cung cấp gửi đến thông quan P.TCKT và các đơn vị sử dụng tài sản. Các bảng báo giá và hồ sơ mời thầu phải được niêm phong kín;

- P.QTTB tổng hợp, cung cấp các hồ sơ liên quan (phiếu đặt hàng, báo giá còn niêm phong kín) trình tổ xét chọn nhà cung cấp để thực hiện lựa chọn nhà cung cấp theo yêu cầu.

- Các báo giá còn niêm phong kín (mẫu đính kèm);

- Biên bản chọn nhà cung cấp.

- P.QTTB nhận các báo giá, giữ niêm phòng;

- Tổ xét chọn nhà cung cấp mở báo giá, xét chọn và lập biên bản chọn nhà cung cấp

2 ngày.

6. Ký hợp đồng mua bán

 

Căn cứ vào biên bản chọn nhà cung cấp, P.TCKT lập quyết định lựa chọn nhà cung cấp; soạn thảo và trình BGH ký hợp với nhà cung cấp. Đồng thời chuyển 1 bản hợp đồng mua bán cho P.QTTB để triển khai hợp đồng.

Quyết định chọn nhà cung cấp, hợp đồng với nhà cung cấp.

P.TCKT soạn thảo hồ sơ trình BGH ký.

P.QTTB phối hợi với P.TCKT để hoàn chỉnh các hồ sơ liên quan.

2 ngày.

7. Triển khai, theo dõi thực hiện hợp đồng

 

- Căn cứ vào hợp đồng ký kết, P.QTTB triển khai thực hiện, lập đề nghị tạm ứng theo hợp đồng (nếu có);

- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, phối hợp với đơn vị sử dụng tiến hành nhận hàng, nghiệm thu công việc;

- Lập giấy đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp khi công việc hoàn thành

Giấy đề nghị tạm ứng; Biên bản giao nhận hàng hoá, biên bản nghiệm thu công việc, hoá đơn bán hàng, giấy đề nghị thanh toán.

P.QTTB

- Theo điều khoản thực hiện trong hợp đồng;

 

- Hoàn chỉnh hồ sơ thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày sau khi nghiệm thu công việc.

8. Thanh lý hợp đồng

 

P.TCKT nhận đầy đủ các chứng từ nghiệm thu công việc từ P.QTTB (biên bản giao nhận hàng hoá, biên bản nghiệm thu công việc, hoá đơn bán hàng, giấy đề nghị thanh toán) và thực hiện thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp.

Hồ sơ thanh lý hợp đồng

P.TCKT

2 ngày sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

9. Thanh toán nhà cung cấp

 

P.TCKT lập chứng từ thanh toán, trình BGH duyệt, chuyển tiền cho nhà cung cấp theo hợp đồng.

Hồ sơ thanh toán qua kho bạc

P.TCKT

5 ngày

 3.2 Đối với mua sắm, sửa chữa tài sản dưới 5 triệu:

Thực hiện theo các bước sau:

- Đơn vị sử dụng đề nghị mua sắm thông qua phòng QTTB;

- Phòng QTTB lập tờ trình xin chủ trương của Ban Giám hiệu;

- Trên cơ sở chủ trương của Ban Giám hiệu, phòng QTTB lập dự toán, chuyển cho phòng TCKT kiểm soát dự toán và trình Ban Giám hiệu  phê duyệt;

- Phòng QTTB tiến hành mua sắm, sửa chữa và chuyển biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn tài chính về cho phòng Tài chính – Kế toán;

- Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.


facebook.com  twitter.com  buzz.yahoo.com  google.com